사옥 이전은 기업의 새로운 도약을 위한 중요한 결정인데요. 사옥 이전은 단순히 공간을 옮기는 것을 넘어, 기업의 업무 효율성과 브랜드 가치를 한 단계 높일 수 있는 기회이기도 합니다. 하지만 막상 이전을 준비하다 보면 계약 조건부터 시작해서 공간 구성, 설비 점검, 인테리어 공사까지... 점검해야 할 항목들이 너무 많죠.
특히 사옥 이전이 처음이라면 어디서부터 시작해야할지 막막한데요. 오늘은 BUILDUS가 사옥 이전을 준비하는 누구나 빠르고 정확하게 모든 과정을 진행하실 수 있도록 사옥 이전 시 반드시 확인해야 할 7가지 핵심 체크리스트를 알려드릴게요. 특히 돋보기 표시 🔍 를 따라가면 누구나 전문가처럼 체크할 수 있을 거예요!
사옥 이전을 위한 7가지 항목
BUILDUS가 사옥 이전을 준비하는 많은 기업이 놓치기 쉬운 부분까지 모두 모아서 아래 7가지 카테고리로 정리했습니다. 지금부터 각 항목별로 체크해야 할 사항들을 소개해 볼게요.
법적 안전성ㅣ시작부터 완벽하게, 법적 위험 요소를 제거하세요.
시설 인프라ㅣ전기, 통신, 소방, 냉난방 등 기본 인프라를 점검하세요.
계약 조건ㅣ계약면적, 관리비 등 숨겨진 비용이 없도록 체크하세요.
공간 효율성ㅣ효율적인 업무 공간 구성을 위한 동선을 고려하세요.
시공 범위ㅣ철거, 인테리어 등 공사 범위와 일정을 명확히 하세요.
이전 계획ㅣ시설 관리, 이전 일정, 예산을 최종 점검하고 이동하세요.
운영 관리ㅣ이전 후 관리 비용과 운영 방안을 사전에 수립하세요.
1. 법적 안전성, 두드려보고 건너는 돌다리
법적 안전성은 성공적인 사옥 이전의 첫 단추입니다. BUILDUS의 경험상, 법적 검토를 소홀히 했다가 나중에 예상치 못한 비용이나 문제가 발생하는 경우가 많은데요. 특히 아래 세 가지는 반드시 확인해야 할 핵심 사항입니다.
(1) 건축물 용도 확인
건축물대장에 명시된 건축물의 용도가 우리 기업의 업종에 적합한지 확인하세요.
일부 업종(의료, 교육 등)은 추가 인허가가 필요할 수 있습니다.
용도 변경이 필요한 경우, 변경 가능 여부와 소요 기간을 미리 체크하세요.
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건축물대장에 명시된 용도가 우리 기업의 업종과 맞는지 꼼꼼히 확인해야 합니다. 건축물은 크게 사무용, 상업용, 공장용, 주거용 등으로 나뉘는데요. 예를 들어 '근린생활시설'로 등록된 건물은 소규모 사무실이나 상업 시설로는 가능하지만, 대규모 사무공간이나 공장으로는 사용하기 어려울 수 있어요.
의료나 교육, 연구소처럼 특수한 업종을 운영하시는 기업이라면 더욱 꼼꼼한 체크가 필요합니다. 이런 업종들은 보통 별도의 인허가 절차를 거쳐야 하는데요. 추가 인허가가 필요하다면 시간과 비용이 얼마나 들지 미리 알아보세요. 특히 인허가 기준은 지자체마다 다르니, 관할 구청에 문의해서 정확한 정보를 확인하시는 게 좋아요.
만약 현재 건물 용도와 우리 회사가 필요로 하는 용도가 다르다면 용도 변경을 고려해야 하는데요. 모든 건물이 용도 변경이 가능한 건 아니에요. 용도 변경은 건축법, 도시계획 규정, 지자체 조례 등에 따라 제한될 수 있습니다. 용도 변경을 진행할 경우, 업종 특성에 따라 추가적인 건축·설비 공사가 필요할 수 있습니다.
그래서 용도 변경이 필요하다면 해당 지자체의 허가 절차와 예상 비용을 미리 체크해두세요. BUILDUS의 경험상 용도 변경은 공사 범위부터 비용, 일정까지 전반적인 이전 계획에 큰 영향을 미치는 절차입니다. 따라서 관련 부분은 BUILDUS 전문가와 상담하면서 진행하시는 걸 추천드려요!
(2) 불법 증축 여부 점검
건축물대장과 현장이 일치하는지 꼼꼼히 살펴보세요.
불법 구조물이 있다면, 입주 후 행정처분이나 과태료 부과 가능성이 있습니다.
특히 15년 이상 된 건물은 더욱 세심한 확인이 필요해요.
향후 증설이나 변경 계획이 있다면, 사전에 가능 여부를 검토하세요.
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건축물대장을 보면 건물의 구조와 층수, 용도 등이 상세히 나와 있는데요. 이런 내용이 실제 건물과 일치하는지 꼼꼼히 확인해 보세요. 만약 불법으로 증축되었거나 변경된 부분이 있다면, 나중에 적발됐을 때 철거 명령이나 벌금을 물어야 할 수도 있어요. 간혹 사용승인 없이 운영되는 건물도 있는데, 이런 건물은 나중에 적발되면 사용이 중지될 수 있어요. 이런 법적 리스크를 피하려면 건축물대장은 물론 토지대장까지 살펴보는 것이 좋습니다.
물론 이런 부분은 비전문가가 확인하기 어려우므로, 최소한 서류상의 불법 건축물 여부 정도는 반드시 확인하시길 권장드립니다. 구조나 환경 보강은 나중에 인테리어 업체와 상담하면서 해결할 수 있지만, 불법 건축물 문제는 임차인에게도 피해가 갈 수 있거든요. 과태료 처분을 받거나 더 심각한 경우 건물 사용이 중지될 수도 있습니다.
2. 시설 인프라, 만족도를 결정짓는 한 끗
두 번째는 시설 인프라 점검입니다. 시설 인프라는 일상적인 업무 진행에 직접적인 영향을 미치는 중요한 요소입니다. 인프라 문제로 인한 업무 차질이나 예상치 못한 공사 비용이 발생하지 않도록, 아래 항목들을 꼼꼼히 체크해주세요.
(1) 전기 설비 현황
전기 용량이 회사의 시설과 장비를 충분히 수용할 수 있는지 확인하세요.
특히 전력 사용량이 높은 업종(IT 기업, 연구소 등)의 경우, 증설이 필요할 수도 있으므로 전기 용량 확인이 매우 중요합니다.
증설이 필요한 경우, 사전에 가능 여부와 비용을 체크하고, 전력 공급 업체 및 건물 관리 주체와 협의해야 합니다.
(2) 통신 설비 상태
인터넷 회선 등 통신 설비의 설비와 성능을 확인해 보세요.
서버실이나 통신실 구축이 필요한지 확인하세요.
건물 내에서 서버실이 존재하는지 확인해 보세요.
(3) 냉난방 시스템
개별 냉난방인지 중앙 공조 시스템인지 확인하세요.
시스템 노후도와 관리 상태를 체크하세요.
냉난방 교체가 필요할지 체크해 보세요. 일부 구형모델의 경우 유지보수가 불가해요.
3. 계약 조건, 숨겨진 비용까지 꼼꼼하게
세 번째는 계약 조건입니다. 계약 조건은 향후 임차 기간 동안의 비용과 직결되는 중요한 부분이므로 아래 요소들을 더블체크하여 확인하는 것이 좋습니다.
(1) 면적 관련 조건
계약면적(관리비 부과 기준)과 전용면적(실 사용 평수)를 구분하여 확인하세요.
공용면적 비율과 전용면적 비율이 적정한지 확인하세요.
실제 사용 가능한 면적이 예상 인원과 업무 공간을 수용할 수 있는지 검토하세요.
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사옥 이전을 준비하실 때는 계약면적을 이해해야 해요. 계약면적은 공용면적과 전용면적을 합한 면적으로, 임대료와 관리비를 산정하는 기준이 되는데요. 여기에는 로비, 복도, 화장실, 계단 같은 '공용면적'과 우리 회사가 실제로 사용하는 '전용면적'이 모두 포함됩니다. 면적과 관련하여 관련해 더 자세한 내용이 궁금하시다면, [공용면적과 전용면적, 무엇이 다를까요? 사무공간 효율 지표 '전용률'] 글을 참고해 보세요!
(2) 임대료와 관리비
임대료 외 관리비 항목을 상세히 확인하세요.
개별 관리비(전기, 수도 등) 부과 기준을 체크하세요.
임대료 상승률과 재계약 조건을 확인해 보세요.
(3) 시설 이용 조건
엘리베이터, 주차장 등 공용시설 이용 규정을 확인하세요.
야간 근무나 주말 근무 시 제약은 없는지 체크하세요.
내부 인테리어 공사의 가능 범위와 조건을 명확히 하세요.
4. 공간 효율성, 번거로움은 줄이고 몰입은 높이고
공간 효율성은 직원들의 업무 만족도와 생산성에 직접적인 영향을 미치는 요소입니다. 단순히 넓은 공간보다는 우리 기업의 업무 특성과 문화에 맞는 효율적인 공간 구성이 중요한데요. 공간 효율성을 높이기 위해 다음 사항들을 고려해 보세요.
(1) 업무 동선 분석
부서별 협업 빈도를 고려한 공간 배치를 계획하세요.
회의실과 공용공간의 접근성을 확인하세요.
화장실, 복사실 등 편의시설까지의 동선을 점검하세요.
(2) 공간 활용도
업무 공간과 휴게 공간의 적절한 비율을 고려하세요.
회의실과 협업 공간의 규모가 적정한지 확인하세요.
향후 인원 증가에 대비한 확장성도 고려해야 합니다.
(3) 브랜드 아이덴티티
로비나 미팅룸 등 고객 응대 공간에 브랜드 이미지를 구현하세요.
직원들의 업무 문화를 반영한 공간을 구성하세요.
외부에서 봤을 때의 기업 이미지도 고려하세요.
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공간 구성에서 가장 중요한 것은 우리 회사만의 브랜드 아이덴티티를 구현하는 것입니다. 단순히 예쁘게 꾸미는 것을 넘어서, 회사의 운영 시스템과 업무 프로세스가 자연스럽게 녹아들 수 있도록 설계해야 하는데요.
따라서 인테리어 업체가 선정되었다면 함께 공간을 방문해 보는 것을 추천드려요. 막연히 생각했던 것과 달리, 실제 공간을 보면서 더 좋은 아이디어가 떠오를 수 있거든요. 특히 리셉션이나 스몰라운지처럼 작은 공간 하나에 우리 회사의 브랜드 컬러나 로고를 포인트로 활용하는 것만으로도 멋진 브랜드 아이덴티티를 구현할 수 있답니다!
5. 시공 범위, 핵심은 일정과 비용
시공 범위는 이전 프로젝트의 일정과 비용을 좌우하는 핵심 요소입니다. 특히 15년 이상 된 건물의 경우, 예상치 못한 시공 범위가 발생할 수 있어 더욱 꼼꼼한 점검이 필요합니다.
(1) 철거 공사 범위
특수 철거물(석면, 슬레이트 등) 존재 여부를 확인하세요.
바닥, 벽면, 천장의 기존 마감재 상태를 점검하세요.
설비 철거가 필요한 경우 전문가 자문을 구하세요.
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인테리어 공사를 시작하기 전 건축물의 기본 구조도 꼼꼼히 살펴보세요. 건물이 오래되었거나 우리 업무 특성에 맞지 않는다면 구조 보강이 필요할 수 있어요. 기둥이나 보, 바닥 슬래브 같은 구조적인 보강이 필요할 수도 있고, 방음이나 단열, 방습 처리 같은 환경적인 보강이 필요할 수도 있죠.
만약 석면 텍스나 슬레이트처럼 유해한 자재가 사용됐다면, 철거 시 전문 업체를 통한 처리가 필수입니다. 특히 15년 이상 된 건물의 경우 천장재 등에 석면 자재가 사용된 경우가 많아 더욱 꼼꼼한 확인이 필요한데요. 석면 철거는 별도의 인허가 및 해체계획서 작성 절차가필 요하고 전문 업체가 특수 장비를 착용하고 진행해야 하기 때문에, 일반 철거보다 비용도 많이 들고 시간도 오래 걸리죠. 따라서 당초 예상했던 입주 일정보다 크게 늘어날 수 있으니 주의가 필요해요.
혹시 어떤 부분에서 보강이 필요한지 판단하기 어렵다면 BUILDUS 전문가와 함께 현장을 방문해 보세요!
(2) 인테리어 공사 범위
추가 시공 필요 없이 현재 상태에서 재활용 가능한 마감재를 파악하세요.
신규 설치가 필요한 설비를 리스트업하세요.
소방, 전기 등 인허가가 필요한 공사를 확인하세요.
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공간을 처음 방문하실 때 꼭 체크하셔야 할 것이 바로 기본 마감재의 상태입니다. 바닥, 벽, 천장의 상태가 육안으로 봤을 때 깔끔해 보인다면 재활용이 가능해 인테리어 비용을 크게 절감할 수 있는데요. 실제로 훼손이 있더라도 그 정도가 심하지 않다면 벽지만 교체하거나 페인트만 다시 칠하는 것으로도 충분한 경우가 많답니다. 이런 마감재 상태 체크는 나중에 인테리어 업체와 상담할 때도 유용하게 활용될 수 있어요. 세세한 부분까지 체크하려 하기보다는, 전반적인 상태를 큰 틀에서 먼저 파악해 보세요!
(3) 공사 일정 관리
인허가 소요 기간을 고려하세요.
자재 발주 및 공급 일정을 확인하세요.
예상치 못한 상황에 대비해 여유 있는 일정을 수립하세요.
6. 이전 계획, 보금자리 변경을 위하여
다음은 사옥 이전을 위한 실질적인 계획을 수립하고 사무실을 이전하는 단계입니다. 쉽게 말해 이사 단계인 것이죠.
(1) 시설 관리 계획
사옥 이전 전 해당 건물에 전담 시설 관리자가 있는지 확인하세요.
필요시 청소, 보안 등 위탁 업체 선정 계획을 세우세요.
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청소, 유지보수, 보안 등 관리 서비스가 원활히 제공되는 공간은 직원 만족도와 효율성을 높여줍니다.
(2) 이전 일정 관리
계약부터 업무 개시까지 단계별 일정표를 작성하세요.
인테리어 공사(2개월)를 포함해 최소 3개월의 여유를 두세요.
마지노선부터 정하고 역순으로 계획을 세우는 게 좋아요.
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사옥 이전의 성패를 가르는 것은 바로 '일정 관리'입니다. 보통 "1달이면 충분하지 않을까?" 하고 생각하시는 분들이 많은데요. 실제로는 계약 → 설계 → 공사 → 이전 → 업무 개시까지 각 단계별로 꼼꼼한 계획이 필요해요.
특히 인테리어 공사만 해도 2개월 정도 소요되기 때문에, 최소 3개월의 여유를 두고 계획을 세우시는 것이 좋습니다. 따라서 무조건 입주해야 하는 마지노선 일정을 먼저 정하고, 거기서부터 역으로 계획을 세우는 것을 추천드려요. 좋은 퀄리티의 공간을 원하신다면, 건축주와 협의부터 시작해 3개월 이상의 기간이 필요할 수 있다는 점도 꼭 기억해 주세요!
(3) 예산 계획
임대료, 인테리어 공사비, 설비 설치비, 이전 비용을 산출하세요.
가구, 가전, 보안 설비 등 부대비용도 미리 계산해두세요.
추가 비용(전력증설, 용도변경, 추가 시공 등)에 대비해 10~15%의 예비비를 설정하는 것이 좋습니다.
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예산 관리도 사옥 이전의 중요한 성공 요소인데요. 주요 비용은 크게 임대료, 인테리어 공사비, 설비 설치비, 이전 비용으로 구분됩니다. 여기서 많은 분들이 놓치시는 것이 바로 설비 설치비인데요. 냉난방기나 수도 설비는 인테리어 공사비에 포함되기도 하지만, 가전과 가구, 전기 설비, 보안 시스템 등은 별도의 비용으로 책정되는 경우가 많아요. 또한 이사 비용도 반드시 고려해야 하죠.
BUILDUS는 예상치 못한 추가 비용에 대비해 전체 예산의 10~15% 정도를 예비비로 설정하시는 것을 추천드립니다. 이렇게 여유 있는 예산 설계가 이전 과정에서 발생할 수 있는 크고 작은 위험 요소들을 대비하는 가장 확실한 방법이에요!
7. 운영 관리, 끝날 때까지 끝난 게 아니다
마지막으로 운영 관리 계획입니다. 많은 기업들이 이전까지만 신경 쓰고 이후 운영 관리는 간과하는 경우가 많은데요. 장기적인 관점에서 효율적인 운영을 위해 아래 사항들을 미리 계획해 두세요.
(1) 관리 비용 계획
월간 고정비(관리비, 시설유지비 등)를 산출하세요.
사옥 관리에 사용 가능한 비용을 일부 설정해 두세요.
(2) 시설 관리 방안
필요시 청소, 보안 등 위탁 업체를 선정하세요.
정기적인 시설 점검 계획을 수립하세요.
(3) 비상 상황 대비
스프링클러, 화재 감지기 등 소방법에 부합하는 설비가 갖춰져 있는지 확인하세요.
화재, 재난 등 비상상황 매뉴얼을 준비하세요.
긴급 연락망과 대응 체계를 구축하세요.
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만약 소방법에 맞는 설비가 갖춰져 있지 않다면 추가 공사가 필요하며 이 경우 공사비 및 일정에 영향을 미칠 수 있으니 사전에 확인이 필요해요.
작은 디테일이 만드는 거대한 성공, 사옥이전
BUILDUS는 성공적인 사옥 이전은 수많은 디테일을 꼼꼼히 챙기는 것에서 시작된다고 생각해요. 사옥 이전 과정에서 확인할 것들이 복잡하게 느껴지실 수 있지만, 위 체크리스트만 잘 따라도 예상치 못한 문제들을 피하실 수 있을 거예요.
빌드어스는 수많은 기업의 사옥 이전을 함께하면서, 공간 이전이 단순한 물리적 이동이 아닌 기업의 비전과 문화를 한 단계 발전시키는 기회가 될 수 있다는 것을 경험했습니다. 상권 분석부터 공간 설계, 인테리어 공사, 설비 점검, 이전까지 모든 과정에서 전문가의 도움이 필요하시다면 BUILDUS가 도와드리겠습니다. 더 나은 공간에서 시작할 새로운 도약, BUILDUS와 함께하세요!
